Lessen van de coronaviruscrisis: een digitale werkplek is meer dan een laptop alleen

De coronaviruscrisis heeft de werkwereld tijdelijk naar de digitale toekomst verplaatst – zonder waarschuwing en met weinig te kiezen vooraf. Het heeft het idee van de digitale werkplek tastbaarder gemaakt voor IT decision makers, en tegelijkertijd blootgelegd waar nog ruimte voor verbetering bestaat.

pass the baton takeover digital transformation executive running running race relay by retrorocket
retrorocket / Getty Images

Het voorjaar van 2020 zal voor altijd in ons geheugen gegrift blijven, ook voor de vele IT-managers en CIO's die er medio maart voor moesten zorgen dat de medewerkers op afstand konden werken - praktisch van de ene op de andere dag.

Er is geen gebrek aan anekdotes over werken op afstand: werknemers die noodgedwongen tower pc's in kartonnen dozen met monitoren onder de arm mee naar huis moesten nemen; bedrijven die ploegendiensten moesten invoeren omdat ze niet in staat waren om alle medewerkers VPN-toegang te geven; of wantrouwende bazen die hun werknemers verklaringen lieten ondertekenen over het naleven van kantooruren tijdens het thuiswerken.

Sommigen zagen zich geconfronteerd met steile leercurves, onbekend met samenwerkingstools zoals Zoom of Microsoft Teams, terwijl anderen hun bedrijfsprocessen moesten ombuigen naar een volledig digitaal model.

De snelheid van de digitalisering is toegenomen

De coronaviruscrisis heeft gefungeerd als een statuscontrole van de voortgang van de digitalisering, in het bijzonder van de digitale werkplek. Bedrijven die al begonnen waren met het invoeren van richtlijnen voor werken op afstand, het mogelijk maken van werken op afstand en het digitaliseren van de werkprocessen van hun werknemers, konden zich gemakkelijker aanpassen aan deze uitzonderlijke omstandigheden. De rest moest improviseren met een gehaaste invoering van noodmaatregelen, waarbij in sommige gevallen duizenden laptops zijn aangeschaft – gezien de omstandigheden waarschijnlijk niet tegen de beste prijzen.

Als er iets positiefs uit de pandemie is gekomen, dan is het wel deze versnelde digitalisering. Aangetoond is dat investeren in de digitale werkplek cruciaal is, omdat het een van de belangrijkste voorwaarden is voor een succesvolle digitale transformatie. Het gaat er nu om lering te trekken uit de ervaringen van de afgelopen maanden, kritisch te kijken naar direct te nemen maatregelen, en lopende maatregelen te bezien als onderdeel van een investeringsstrategie voor de lange termijn.

De taakomschrijving

Een sombere economische prognose, in de schaduw van een dreigende recessie – en de krimpende budgetten die daarmee gepaard gaan – zal veel IT-managers doen afvragen hoe investeringen überhaupt te verantwoorden. Het goede nieuws is dat het altijd de moeite waard is om te investeren in de digitale werkplek, al was het maar voor de verhoging van de productiviteit die dit met zich meebrengt. Verschillende studies, bijvoorbeeld van Stanford University en de International Labour Organisation (ILO), hebben dit aangetoond.

Het eerste wat we moeten doen is de bedrijfsdoelstellingen goed definiëren, stelt Paul-Robert Viskil, Vice President Sales Nederland bij CHG-MERIDIAN: "De vraag die bedrijven zich nu zouden moeten stellen is: Hoe investeren we in IT als we onze medewerkers productief willen laten werken buiten het kantoor, onafhankelijk van locatie en tijd, met toegang tot alle relevante data en met integratie in alle bedrijfsprocessen?".

Stap 1: Investeer op het juiste moment in hardware

Hoewel het bij de digitale werkplek om veel meer gaat dan alleen devices, moeten bedrijven die zich het hoofd breken over digitale transformatieproblemen – terwijl ze ook budget voor devices inhouden – nadenken over de eenmalige kosten voor het goed uitrusten van het personeel versus de waarde op de lange termijn. "Bedrijven waarvan de werknemers een tijdje niet productief waren na het begin van de lockdown, zouden zich misschien moeten afvragen of dit veroorzaakt werd doordat ze niet bereid waren om 1500 euro per werknemer uit te geven", zegt Viskil. "Als je dit bedrag vergelijkt met de uitgaven aan leasebedrijfsauto's, en nadenkt over de relatieve voordelen voor het bedrijf, dan zijn investeringen in de digitale werkplek heel gemakkelijk te rechtvaardigen.”

"Het verlagen van kosten middels investeringen in de digitale werkplek behoort tot onze kernactiviteiten", voegt Alexandre Depreux, Vice President BeLux bij CHG-MERIDIAN, toe. Dat begint al met het moment van investeren. "Elk apparaat heeft een optimale levensduur. Door het juiste moment te kiezen om hardware te vervangen, heb je voordeel van de best mogelijke restwaarde en haal je tegelijkertijd het maximale uit nieuwe technologieën. Dit alleen al resulteert in een kostenbesparing. Vergelijk het met een diepvriespizza: die smaakt heerlijk na 15 minuten in de oven. Maar na tien minuten is hij nog steeds bevroren en na 20 minuten verbrand."

Stap 2: Het implementeren van het werkplatform

De digitale werkplek gaat natuurlijk over meer dan alleen hardware. Het gaat ook om werkprocessen, die op hun beurt weer uit twee componenten bestaan: het werkplatform en de werkwijze. "Het platform is gecompliceerder", zegt Depreux. "Het begint met de gebruikerslogin en -authenticatie en loopt door tot aan de communicatie- en samenwerkingstools en het applicatieplatform. Al deze systemen moeten worden geïntegreerd en ervoor zorgen dat alle gegevens en diensten beschikbaar zijn".

Deze stap moet zorgvuldig worden gepland en geïmplementeerd, ook omdat hij minder voor de hand liggende voordelen heeft. "Als het platform stabiel is, kan met end devices flexibeler worden omgesprongen", zegt Depreux. "Op dat moment is het van weinig belang wanneer de eindapparaten worden vervangen, omdat het werk niet afhankelijk is van het individuele apparaat. Het wordt in kaart gebracht binnen het platform en de gebruiker hoeft zich geen zorgen te maken over een eventuele onderbreking. Dit betekent dat het vervangen van hardware gedaan kan worden op basis van economische en technologische criteria, hetgeen kan leiden tot de grootste kostenbesparing".

Stap 3: Bevordering van een digitale mentaliteit

De toepassing van digitale werkmethoden en de ontwikkeling van een digitale mentaliteit binnen het personeelsbestand is minstens zo belangrijk als de andere twee, maar is moeilijk in cijfers uit te drukken en vergt een langdurig veranderingsproces binnen de organisatie.

"Wat betekent het bijvoorbeeld als we zeggen dat de verkoopafdeling 'digitaler' moet worden?" vraagt Depreux. "Aanwezigheid in sociale netwerken organiseren, content produceren, een deel van de netwerkactiviteiten digitaal in kaart brengen, zoals bezoeken aan evenementen of persoonlijke ontmoetingen, en nog veel meer. Maar iedereen moet dit in zijn eigen werk implementeren, van de structurering van de werkdag tot communicatie, dialoog en vergadercultuur. Daar is tijd voor nodig. De afgelopen weken hebben de zaken in de schijnwerpers gestaan die deze drie gebieden – hardware, platform en digitale mindset – beïnvloeden. Nu is het belangrijk om ze stap voor stap aan te pakken met intelligente en kosteneffectieve concepten.

Al met al zal het denken en handelen op basis van deze principes een bijdrage leveren om de organisatie sterker voor te bereiden op toekomstige crises - en ook bedrijven voorbereiden om te profiteren van de wendbaarheid van digitale platforms.

Lees er meer over op de website van CHG-Meridian.

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.