Collaborative tools die werknemers ‘in the zone’ houden

We kennen allemaal het gevoel van “in the zone” zijn, een staat van concentratie waarin je zoveel dingen gedaan krijgt. Tools die meer dan een kwart van de werkdag opeisen staan daar haaks op – die tijd gaat niet alleen ten koste van productiviteit, het fnuikt ook motiverende, creatieve bezigheden. De terugkerende vraag is dan ook: hoe zorg je dat werknemers hun focus behouden én tevreden blijven?

laptop with colorful speech bubbles balloons alerts from emai collaboration tools notification by o
Oleksandr Hruts / Getty Images

Salaris, vakantiedagen, extraatjes en schouderklopjes: er zijn veel zaken die werknemers kunnen motiveren, maar het plezier dat ‘gewoon je werk kunnen doen’ oplevert, moet niet onderschat worden. Dat staat of valt met goed gereedschap, en in een modern bedrijf gaat het dan al snel over ICT.

In een onafhankelijk onderzoek door Vanson Bourne in opdracht van Dropbox onder 2.500 IT-beslissers en bedrijfsleiders, stelt 91% van de ondervraagde IT-beslissers dat het succes van hun organisatie afhangt van het heruitvinden hoe teams in de organisatie samenwerken. Steeds meer ondernemingen zien de voordelen van werken met flexibele teams, die in veranderende samenstellingen aan uiteenlopende projecten samenwerken. Elk team moet dan naast de juiste mensen ook beschikken over de juiste data en het juiste digitale gereedschap.

Het is dan ook begrijpelijk dat bedrijven investeren in zogenaamde collaboration tools, pakketten die een flexibele werkwijze moeten faciliteren. Hier openbaart zich veelal de ICT-paradox: ICT creëert mogelijkheden en neemt werk uit handen, maar introduceert ook de nodige complexiteit. Zo moeten alle verschillende tools ook worden bijgehouden, naast de onvermijdelijke e-mail inbox kan je dan denken administratie op het vlak van CRM, projectmanagement, financiën, bestandsbeheer, communicatie en ga zo maar door.

Die complexiteit neemt toe naarmate er meer verschillende, vergelijkbare tools naast elkaar worden gebruikt, wat eerder regel dan uitzondering is: de ene businessunit geeft de voorkeur aan toepassing A, de andere zweert bij toepassing B. Voor werknemers in flexibele teams betekent het in extreme gevallen dat ze met meer dan 35 verschillende tools te maken krijgen, het onderhoud waarvan tot een kwart van de werkdag kan opeisen. Dat is tijd die niet besteed wordt aan productieve, creatieve – en daarmee motiverende – bezigheden.

Full workplace Thinkstock

Wie brengt de oplossing?

Die diversiteit aan tools en de tijd die ze kosten roepen de vraag op of we het ons met al dat digitale gereedschap niet onmogelijk aan het maken zijn. Volgens het onderzoek van Vanson Bourne constateert 31% van de IT-beslissers dat teams moeite hebben met onderlinge communicatie, en hetzelfde percentage worstelt met de uiteenlopende voorkeuren voor verschillende toepassingen. Tegelijkertijd is er een disconnect in inzicht waar de oplossing vandaan moet komen: van CEO’s en directieleden, de HR-afdeling of uit IT. Waar wel consensus over is: collaboration tools vormen noodzakelijk onderdeel van de oplossing.

Om die te bepalen en te implementeren is, jawel, samenwerking en communicatie tussen de diverse organisatieonderdelen nodig. De keuze voor een collaboration tool is een belangrijke, die bewust gemaakt moet worden. IT is traditioneel goed in het vinden en aanbieden van oplossingen, maar die moeten wel aansluiten bij de wensen en eisen van de grotere organisatie. Omgekeerd moeten de vertegenwoordigers binnen die organisatie die wensen en eisen wel duidelijk formuleren en overbrengen, zodat IT kan zorgen voor de juiste implementatie.

Om dat te doen is het van belang eerst in kaart te brengen wat de doelstellingen zijn die door middel van samenwerken worden bereikt. Vervolgens is inzicht in de workflow die nodig is om die doelstellingen te bereiken cruciaal – inclusief de wensen van de teams op het vlak van tools. Met die kennis kan de huidige toolset tegen het licht worden gehouden en geïnventariseerd worden welke veranderingen wenselijk zijn.

De connected workspace

Op basis van die informatie kunnen beslissers een impact en kosten/baten analyse maken, draagvlak in de organisatie creëren en de introductie van nieuwe tools in gang zetten. Het beste is om dat te doen met vertegenwoordigers uit alle betrokken organisatieonderdelen, en elke stap van de overgang goed te communiceren – inclusief voorzien in hulp voor wie nodig heeft om zich de nieuwe tools eigen te maken.

Zo is het mogelijk een werkplek te realiseren die informatie, tools en teams met elkaar verbindt en voor de organisatie ontsluit, en zo productiviteit en innovatie een nieuwe geeft. Deze connected workspace verzamelt en ontsluit data en informatie op een centrale plaats, en faciliteert het verbinden van bronnen en tools: of het nu gaat om Slack, Zoom, Atlassian, Google of Microsoft 365, alle moeten naadloos informatie kunnen aanleveren en met elkaar communiceren. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat alle gebruikers op de hoogte zijn en blijven, de benodigde context hebben om de juiste beslissingen te nemen en een minimum van tijd kwijt zijn aan het wisselen tussen tools of het verrichten van administratieve werkzaamheden. Met andere woorden, minder afleiding en meer ruimte om geconcentreerd te werken.

Collaboration tools Elenabs / Getty Images

Gestructureerde aanpak

Welke tool de beste is, zal afhangen van de werkprocessen, de wensen en eisen van de medewerkers en de randvoorwaarden, alle factoren die per organisatie anders zullen zijn. Het belangrijkste is om goed over het te kiezen platform na te denken – dat zal de basis zijn, waar andere toepassingen weer mee moeten kunnen communiceren. Een gestructureerde benadering is dan ook essentieel.

Het kan aantrekkelijk zijn om een oplossing af te nemen van een generalist, die een keur aan pakketten biedt en een collaboration tool als aanvulling daarop aanbiedt – voordeel is dat je met die benadering veelal alles bij één vendor kunt afnemen. Het risico is dat de integratie met producten van derden minder aandacht krijgt – zeker op de langere termijn. Bij partijen als Slack of Dropbox, waarbij de focus op één product ligt en daarmee samenwerking met andere specialisten in het dna zit, zal dat een minder groot risico zijn. Daar is het wel weer van belang dat er voldoende integratie is met andere producten, bovenal uiteraard degene die je in de eigen organisatie gebruikt.

Dropbox Business als centrale spil

Neem als voorbeeld Dropbox, dat over de loop van de tijd meer dan 300.000 APIs heeft ontwikkeld waarmee zij met andere applicaties integreren. Dan kun je kiezen voor een best of breed aanpak en bijvoorbeeld naadloos aansluiten bij Microsoft 365 of een Gsuite, terwijl je de vrijheid behoudt van het maken van eigen keuzes in de toekomst.

Dropbox IDG / Dropbox

Dropbox

Wat je ook kiest, één ding blijft overeind: er moet een zekere mate van controle zijn vanuit het platform, want de kwaliteit moet niet uit het oog worden verloren. Kwaliteit moet prioriteit nummer een zijn, uiteindelijk wil je dat medewerkers met minimale afleiding kunnen werken. Houd ze in hun “zone” en verhoogde kwaliteit en productiviteit is het resultaat. Was het daarom niet allemaal begonnen?

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.