Hoe evalueer je technologische oplossingen die transformatie bevorderen?

Gebruik een actuele checklist voor de evaluatie en keuze van oplossingen die transformatie bevorderen. Maar dat is niet het enige waar je rekening mee moet houden.

A leader considers her strategy / lightbulb / circuits / digital transformation / success
Metamorworks / Getty Images / Thinkstock

In deze tijd van digitale transformatie moeten IT-leiders hun initiatieven steeds meer afstemmen op de bedrijfsstrategie en -resultaten. Nieuwe technologieën kunnen hierbij helpen. Misschien denk je: "laten we gewoon iets kiezen en dan zien we wel hoe het loopt". Maar als je de hele organisatie wilt transformeren, dan volstaat het traditionele evaluatieproces voor technologie niet meer. Vraag jezelf de volgende vragen om tot een checklist te komen die je echt bij transformatie gaat helpen.

Hoe helpt de oplossing zakelijke problemen op te lossen?

Bij het selecteren van een software-oplossing zijn geboden functies en mogelijkheden altijd belangrijke criteria. Er bestaat echter geen checklist waarmee je kunt bepalen of software ook echt zal zorgen voor verandering of innovatie in je organisatie. De IT-afdeling en zakelijke gebruikers hebben uiteraard enkele basisbehoeften: "Doet het wat we nodig hebben? Is integratie met andere systemen mogelijk?" Toch zijn er nog andere concrete aspecten die je moet overwegen om meer inzicht te krijgen in het transformatiepotentieel.

Maak onderscheid tussen resultaten en methoden. Soms moet je traditionele werkwijzen durven inruilen voor een moderne aanpak die mogelijk veel meer meerwaarde biedt. Neem het voorbeeld van dashboards. Dashboard zijn vaak dé manier om analytische gegevens te delen, maar gebruikers zijn helemaal niet geïnteresseerd in dashboards. Gebruikers willen inzicht. Een echt innovatieve oplossing gaat verder dan de gebruikelijke werkprocessen en levert meerwaarde op een nieuwe manier. Mensen die weten hoe ze met data moeten werken, kunnen moderne analytics gebruiken om de data te doorgronden en hieruit nieuwe inzichten te verwerven.

 

Bevorder cross-team samenwerking. Met samenwerking doorbreek je silo's en kunnen mensen informatie, ideeën en de beste werkwijzen uitwisselen. Een ERP-systeem in de cloud heeft bijvoorbeeld het voordeel dat je systemen van verschillende bedrijfsonderdelen kunt integreren. Stimuleer innovatie door mensen en systemen te koppelen, zodat er ruimte ontstaat voor nieuwe gebruiksscenario's, technologische toepassingen en gedeelde informatie. Bedenk hoe je technologie kunt inzetten om samenwerking en uitwisseling te ondersteunen bij de implementatie en schaalvergroting.

 

Onderken het belang van plezier en creativiteit. Maak het werk boeiender met tools die de creativiteit stimuleren en tegelijkertijd effectief werk bevorderen. Bied een eenvoudige interface waarmee gebruikers complexe problemen creatief kunnen aanpakken, waardoor ze hun tijd en energie kunnen besteden aan zakelijke problemen in plaats van aan het begrijpen van technologische hoogstandjes. En wanneer er toch een leertraject is vereist, geef ze dan een aantrekkelijke omgeving zodat ze eerder geneigd zijn meer tijd en energie te steken in de ontwikkeling van hun vaardigheden. Gebruikers die fan zijn van een oplossing maken meer kans op interessante toevalstreffers waarmee ze niet alleen oplossingen vinden voor bekende problemen, maar ook stuiten op inzichten waarvan ze het bestaan niet kenden.

Wat biedt de oplossing nog meer buiten functionaliteit?

Zelfs met de beste tools kun je transformatie binnen de organisatie niet afdwingen. Je moet risico’s minimaliseren en veranderingsmanagement toepassen als je de nieuwe technologie optimaal wilt benutten. Zelfs voor producten die algemeen geaccepteerd lijken te zijn, is het wijsheid om de standaard checklist qua functionaliteit uit te breiden met de volgende punten die   je investering nog meer de moeite waard maken:

 

Denk na over acceptatie, groei en ondersteuning. Welke middelen zijn beschikbaar om gebruikers wegwijs te maken en daarna hun vaardigheden continu verder te laten ontwikkelen? Als je eenvoudig een centrum voor technische expertise kunt opzetten, compleet met leertrajecten voor elk lid van je interne community, zien gebruikers veel sneller de waarde van de nieuwe technologie. Kijk ook in hoeverre er een community van gebruikers buiten de eigen onderneming is die ondersteuning biedt, want dit kan het verschil maken.

 

Kijk kritisch naar de functie van governance. Governance is onmisbaar als je je bedrijfsassets veilig wilt houden. De manier waarop governance in een oplossing is verwerkt en functioneert moet goed aansluiten op de richtlijnen en behoeften van de organisatie. Op de juiste manier ingezet kan governance fungeren als een vangrail voor gebruikers, zodat ze zeker weten dat ze de resources niet ongeoorloofd gebruiken en niet iets stukmaken in een bedrijfskritisch systeem. Verzeker je er ook van dat governance het gebruik niet zodanig inperkt dat gebruikers uitwijken naar onbeheerde oplossingen.

 

Kies een leverancier die met je meegroeit. De oplossingen van nu zijn morgen misschien niet meer relevant omdat zakelijke vereisten en de technologie evolueren. Zoek daarom leveranciers met flexibele technologie die kan meegroeien met jouw bedrijf en de veranderende behoeften van de klant. Interoperabiliteit en ondersteuning voor meerdere platforms zijn bijvoorbeeld essentieel voor oplossingen voor online content management. Leveranciers die open integratieframeworks bieden en oog hebben voor op oplossingen in het brede ecosysteem van technologische strategieën lopen naar alle waarschijnlijkheid minder risico om door de tijd ingehaald te worden.

Hoe herken je oplossingen die transformatie kunnen bewerkstelligen?

Niet met iedere moderne technologie kan een heel bedrijf worden veranderd. Denk bijvoorbeeld aan oplossingen zoals telefonie- en vergadersystemen. Deze zijn essentieel voor je activiteiten, maar zullen niet direct een digitale revolutie in je organisatie losmaken. De volgende tips helpen om de technologieën en oplossingen die wel in aanmerking komen voor een nadere evaluatie te identificeren:

 

Laat je afdelingen meedenken. Vraag de uiteindelijke gebruikers van het beoogde systeem om met hun specialistische kennis mee te kijken naar de verschillende oplossingen. Ben je op zoek naar software voor marketing automation? Vraag je marketingteams wat ze nodig hebben en welke resultaten ze willen behalen. Moedig ze aan om de lat hoger leggen dan de huidige criteria, want mogelijk zijn ze nog niet op de hoogte van wat er vandaag de dag nog meer kan.

 

Ga in gesprek met diverse leveranciers. Bouw een band op met leveranciers om op de hoogte te blijven van de marktontwikkelingen. Pas op voor trendy of nepoplossingen waarmee de echte problemen niet worden aangepakt. Duik in de praktijkvoorbeelden en klantverhalen om het onderscheid te maken tussen wat de marketing belooft en welke resultaten echt zijn behaald.

 

Zoek vakgenoten en geavanceerde gebruikers op. Veel IT-verantwoordelijken wonen regelmatig congressen en branche-evenementen bij, maar wie van hen praat ook doelbewust met mensen die de voorgestelde oplossingen al gebruiken? Ga eens in gesprek met gebruikersgroepen of woon community-evenementen bij, zodat je praktisch inzicht krijgt in hun strategieën, problemen en ervaringen met de technologie.

Tot slot: Een evaluatie levert veel informatie op en geeft inzicht in welke oplossingen vermoedelijk het beste bij je bedrijf passen. Vergeet niet om ook functies te testen die oorspronkelijk niet een van de selectiecriteria waren, maar die toch meerwaarde kunnen hebben voor je organisatie. Met het verkennen van functionaliteit buiten je huidige gebruiksscenario’s ontdek je misschien wel spannende mogelijkheden voor groei. En, wie weet, loop je ook tegen de sleutel voor digitale transformatie van je bedrijf aan.

Ga naar onze website voor meer informatie over de leidinggevende rol van IT bij transformatie, de technische afwegingen voor een digitaal dataplatform en nog veel meer.

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.