HelloSign versterkt Dropbox portfolio

Sinds we eind vorig jaar berichtten over ‘The New Dropbox’ hebben de ontwikkelingen bij het bedrijf allesbehalve stilgestaan.

writing hand line business paper brand
pxhere.com

De nieuwste uitbreiding van het digitale gereedschap is de moeite waard om bij stil te staan: de toevoeging van HelloSign aan de Dropbox productportfolio moet een belangrijke bijdrage leveren aan de betrouwbare totstandkoming van rechtsgeldige digitale documenten.

Een korte reprise voor wie de details niet meer scherp op het netvlies heeft staan. Eind 2019 annonceerde Dropbox zijn ‘grootste update ooit’ onder de naam The New Dropbox. Van gespecialiseerde puntoplossing voor het uitwisselen van bestanden maakte het de draai naar een platform, dat met samenwerkingen met geselecteerde partners een flexibel alternatief moet bieden voor zogenaamde best-of-suite oplossingen als Microsoft Teams. Het resultaat is Dropbox Business. Dropbox Business biedt één omgeving om bijvoorbeeld zowel Google- als Microsoft-documenten in te beheren en uit te wisselen, waarover ook overlegd kan worden via tools als Slack en Zoom, en waar toegang toe kan worden verkregen vanuit projectmanagement tools als Jira. Afhankelijk van de benodigdheden wordt het gewenste niveau van integratie geboden. 

Centraal is en blijft de mogelijkheid om met een team aan documenten te werken, waarbij per document de activiteitsgeschiedenis en versies worden vastgelegd. Daarmee is Dropbox Business een gedegen tool om met een projectteam van conceptie tot oplevering aan een productie te werken, die resulteert in een of meerdere documenten. De nu toegevoegde samenwerking met HelloSign is een logische volgende stap in dat proces.

Digitale handtekening

Het moge duidelijk zijn dat voor de rechtsgeldigheid van een ondertekend document er geen twijfel mag zijn over de inhoud, noch over het feit dat het is ondertekend, door wie dat is gedaan en op welk moment en welke plaats. In de analoge wereld zijn daarvoor bepaalde waarborgen – aangetekende post, de aanwezigheid van getuigen of een notaris, beëdigde koeriers, etc. In de digitale wereld zijn daarvoor alternatieven nodig, en HelloSign is er daar een van.

hellosign embedded

HelloSign is namelijk een zogenaamde e-signature workflow-oplossing: met dit pakket is het mogelijk een document digitaal te (laten) ondertekenen, waarbij gewaarborgd wordt dat er niets aan het document wijzigt. Als onderdeel van het proces wordt vastgelegd waar en wanneer werd ondertekend, waarmee het digitale audit trail vergelijkbaar of wellicht zelfs superieur is aan de analoge tegenhanger. 

hellosign screenshot

HelloSign claimt een uptime van 99,99%, en voldoet aan alle belangrijke wetgeving met betrekking tot digitale handtekeningen, waaronder ESIGN, AVG, UETA en Europese eDIAS. 

Documenten worden verstuurd via met SSL beveiligde verbindingen, wat samen met de moderne infrastructuur en naast de genoemde audit trail garant staat voor de integriteit van de documenten. Voor het verifiëren van de identiteit van de ondertekenaar zijn meerdere verificatielagen aanwezig; de documenten zelf zijn versleuteld met 256-bit AES-encryptie.

Veilig vertrouwen op de juiste versie

Met die wetenschap ligt samenwerking met Dropbox Business voor de hand. Dropbox Business beschikt immers al over granulair versiebeheer: het is altijd duidelijk over welke versie van het document het gaat. Hierdoor kan er geen enkele twijfel bestaan dat de juiste, definitieve versie voor ondertekening is gedeeld.

hellosign bulk sending templates

Naast die zekerheid zorgt Dropbox Business inherent voor bescherming van documenten, door deze niet op een endpoint device te bewaren maar in de cloud. Zoals UEM-oplossingen device en gebruiker beveiligen, zo doet Dropbox Business dat voor (juridische) documenten waarvoor het cruciaal is dat deze niet toegankelijk zijn (geweest) voor kwaadwillende derden. Dat is niet alleen van belang voor mobiele werkers (een verloren of gestolen device hoeft zo geen waardevolle bestanden te bevatten), maar ook in de huidige tijd waarin werknemers meer dan ooit van huis werken is dit een meerwaarde. Waar een kantoor een tamelijk overzichtelijke omgeving is voor het veiligstellen van data, is dat uitdagender met tientallen of honderden thuiswerklocaties. Dropbox Business zorgt voor overzichtelijkheid en security met gecentraliseerde en beveiligde opslag, inclusief genoemd versiebeheer.

hellosign how to use

Overigens is het beslist niet nodig voor alle partijen in de audit trail om een Dropbox Business account te hebben. Beschikt men niet over een Dropbox Business account, dan is HelloSign ook prima te gebruiken in combinatie met bijvoorbeeld Sharepoint, Fileservers of OneDrive.

Efficiënte workflow

Hellosign kan als zelfstandige tool worden gebruikt in combinatie met oplossingen van andere leveranciers, zoals Salesforce, Microsoft of Google, maar het mooie van de samenwerking met Dropbox Business is dat het aanbieden voor ondertekening naadloos vanuit de Dropbox-omgeving kan plaatsvinden, waarbij na ondertekening de ondertekende versie direct in die omgeving beschikbaar is. Waar de papieren workflow minimaal uren en in veel gevallen dagen in beslag neemt, is met de combinatie van HelloSign en Dropbox Business een rechtsgeldig ondertekend document te realiseren en luttele minuten. HelloSign zelf spreekt van een verkorting van de doorlooptijd van 80% - een praktijkvoorbeeld van verkooporganisaties spreekt over een reductie van de verkoopcyclus met 10 dagen.

hellosign flow

In de samenwerking is naar eigen zeggen veel aandacht besteed aan het eenvoudig houden van de workflow, met als adagium dat alles ‘binnen 6 clicks’ afgerond moet zijn. Vanuit Dropbox Business kan de gebruiker een document via HelloSign openen, en van daaruit versturen voor ondertekening. De ondertekende versie wordt opgeslagen in dezelfde locatie als het oorspronkelijke document – dat klinkt inderdaad eenvoudig. 

hellosign sofa

Ook implementatie van HelloSign in het reguliere werkproces zou niet ingewikkeld moeten zijn. Naar eigen zeggen is deze dermate eenvoudig, dat deze gemiddeld twee keer sneller verloopt dan bij concurrerende producten. Of pen en papier zoals het bedrijf stelt inderdaad alleen nog bij feestelijke grote deals met een fles bubbles uit de kast gehaald hoeven te worden, kunnen we niet beoordelen – maar nu het meer dan ooit van belang is om voor traditionele processen een betrouwbaar remote alternatief te vinden, ziet de combinatie van Dropbox Business en HelloSign er veelbelovend uit.

Copyright © 2020 IDG Communications, Inc.